Das Mediationsgesetz fordert, dass Mediation ein strukturiertes Verfahren sein muss, stellt aber keine Anforderungen, in welcher Art es zu strukturieren ist. Mit diesem Vorgehen wurde der Gesetzgeber den praktischen Anforderungen der Mediation gerecht.
Zum einen ist eine effiziente und zielführende Verhandlung nur möglich, wenn sie zuvor sachgerecht strukturiert wurde.
Zum anderen kann eine Struktur nicht zwingend standardisiert werden, da jeder Konflikt einzigartig ist und individuelle Anforderungen an den Mediator und das Verfahren stellt. Es ist die Aufgabe des Mediators, das Verfahren diesen individuellen Anforderungen entsprechend sachgerecht zu strukturieren.
Klassische Mediationsverfahren bestehen je nach Literatur aus wenigstens drei und bis zu acht Phasen. Wir orientieren uns an einem praktikablen Modell mit fünf Phasen in Anlehnung an das „Harvard-Konzept“.
1. Erste Phase: Vorbereitungsphase
Das Verfahren startet mit der Vorbereitungsphase. Hier tritt eine, manchmal auch alle von einem Konflikt betroffenen Parteien an den Mediator heran. Es werden die Erwartungen an den Mediator und das Verfahren erörtert und die Parteien über das Verfahren aufgeklärt. Auch werden die Grundregeln der Mediation als verbindlich vereinbart. Erklären sich alle Beteiligten freiwillig mit einem solchen Verfahren einverstanden, so beginnen die organisatorischen Vorarbeiten, Einigung auf Termine, Ort und ähnliche Planungen. Beendet wird diese Phase mit dem Abschluss einer Mediationsvereinbarung.
2. Zweite Phase: Mediationsverhandlung
Nun beginnt die Mediationsverhandlung mit der Themensammlung. Die zu verhandelnden Themengebiete werden erarbeitet und gegebenenfalls eine Tagesordnung und Visualisierung darüber erstellt. Im Anschluss werden Informationen gesammelt. Hierfür bedient sich der Mediator entsprechender Techniken, um alles zu bearbeiten, was aus Sicht der Parteien erheblich und objektiv nötig ist. Der Mediator achtet auf Einhaltung der Regeln einer Kommunikation, wie Beleidigungen zu unterlassen, den Gegenüber ausreden zu lassen und ähnliches, er beseitigt eventuelle Unklarheiten und entwickelt mit den Parteien eine sachdienliche Struktur der kommenden Verhandlungen.
3. Dritte Phase: Konfliktbearbeitung
Dann folgt die eigentliche Konfliktbearbeitung. In dieser entscheidenden Phase sind Bedürfnisse und Interessen zu klären. Das Problem besteht darin, die wirklichen Ziele einer Partei von ihren Positionen abzugrenzen. Oft stellen die Parteien ihre Position in den Vordergrund, so dass der Mediator die Interessen dahinter herausarbeiten und auf einen Nenner bringen muss. Verbliebe man bei den Positionen, so würde dies eine interessengerechte Lösung vereiteln, da sich die Positionen meist unvereinbar gegenüber stehen.
4. Vierte Phase: Lösungssuche
Bei der Lösungssuche wird die Lösung des Problems erarbeitet. Beispielsweise können in verschiedenen Formen von Brainstorming alle Vorschläge zur interessengerechten Lösung des Konfliktes gesammelt werden. Der Mediator unterbindet zunächst jegliche Wertung oder Diskussion über deren Durchführbarkeit. Keine Idee darf von vornherein zu abwegig erscheinen. Stattdessen sind Ideenreichtum, Phantasie und Kreativität der Parteien und des Mediators gefragt. Erst im Anschluss an diese Ideensammlung werden in der "Bewertungsphase" allgemein als unbrauchbar angesehene Lösungsmöglichkeiten aussortiert. Die übrigen Lösungsmöglichkeiten werden genauer ausgefeilt und auf ihre rechtliche und praktische Durchführbarkeit hin überprüft. Auch andere Methoden der Lösungsfindung werden angewandt, je nach Individualität des Konflikts. Ein spezielles Augenmerk gilt dem Erzielen von Win-Win-Situationen, von Lösungen also, von denen beide Streitparteien profitieren.
5. Fünfte Phase: Vereinbarung
Schließlich wird eine Mediation mit einer Vereinbarung abgeschlossen. Das letztendlich gefundene Ergebnis und die vereinbarten Punkte werden in eine juristische Form gebracht, entsprechend fixiert und von den Parteien unterzeichnet.
Hier bieten wir die Möglichkeit, diese Vereinbarung von der staatlich anerkannten Gütestelle Dr. Carle protokollieren zu lassen. Dies gibt der Vereinbarung eine rechtliche Wirkung, die einem Gerichtsurteil vergleichbar ist.